Checklist por regime tributário
O regime define quais documentos são necessários e qual o potencial de recuperação. Selecione o seu:
Regime não-cumulativo — direito a créditos amplos sobre compras, insumos, energia, frete, ativos e mais.
Documentos Indispensáveis
— sem eles não há simulaçãoEFD-Contribuições (TXT SPED)
Fonte primária de toda apuração de PIS/COFINS. Contém todos os blocos de créditos, débitos e saldos credores.
e-CAC → Caixa Postal → SPED → EFD-Contribuições
NF-e XML de entradas
Comprova insumos e compras geradoras de crédito. Cruzado com registros C100/C170 da EFD.
Portal da NF-e (NFe.fazenda.gov.br) ou sistema do contador
DARFs de PIS e COFINS pagos
Quantifica exatamente o que foi recolhido, base para calcular o valor a recuperar.
e-CAC → Pagamentos → Consulta DARFs
Declaração de regime tributário
Define qual tipo de recuperação é possível (cumulativo vs não-cumulativo). Essencial para direcionar a análise.
Contador ou PGDAS-D (Simples) / e-CAC (Lucro)
Documentos Complementares
— ampliam e confirmam a análiseDCTFWeb (mensal)
Declara o valor de PIS/COFINS apurado e recolhido. Divergências com a EFD geram autuação.
e-CAC → Declarações → DCTFWeb
ECF — Escrituração Contábil Fiscal
Confirma receita bruta anual, que deve coincidir com a EFD-Contribuições. Fonte de cruzamento do Fisco.
e-CAC → Declarações → ECF
DIRF — Declaração de Retencões na Fonte
Comprova retencões de PIS/COFINS sofridas pela empresa (tomadores retiveram). Crédito a recuperar.
e-CAC → Declarações → DIRF
Relatório de Ativos Imobilizados
Base para créditos via depreciação (F120) e aquisição de ativo (F130) — frequentemente ignorados.
Contador / ERP da empresa
Balancetes mensais (ECD)
Cruzamento de receitas contábeis vs. receitas declaradas no SPED. Detecta inconsistências.
Contador / e-CAC → ECD
Documentos Situacionais
— dependem da operação da empresaCT-e XML (Conhecimento de Transporte)
Crédito de frete sobre aquisições. Muito relevante para indústrias e distribuidoras — Bloco D da EFD.
Sistema de transporte ou contador
Laudos técnicos de insumos
Para indústria: comprova quais insumos são essenciais ao processo produtivo, ampliando a base de crédito.
Engenharia da empresa ou consultoria especializada
PER/DCOMP anteriores
Registros de compensações já realizadas. Evita duplo aproveitamento de créditos.
e-CAC → Compensações → PER/DCOMP
Contratos de serviços e locação
Comprova insumos e serviços que geram crédito de PIS/COFINS. Ex: aluguel de imóveis, serviços de TI.
Arquivo da empresa
Dentro do EFD-Contribuições
O SPED é o coração de toda análise de PIS/COFINS. Conheça os blocos que concentram os maiores créditos e onde seu dinheiro pode estar escondido.
Registros-chave
Atenção especial ao Bloco M e Bloco 1
A maioria das empresas nunca revisou os registros M100, M500, 1100 e 1500. Saldos credores acumulados por meses ou anos ficam "congelados" na EFD sem aproveitamento. É aqui que mora a maior parte dos créditos a recuperar.
Por quanto tempo guardar?
Perder documentos por descarte antecipado inviabiliza a recuperação. Recomendamos sempre o prazo mais conservador.
Base Legal: CTN art. 173 — prazo padrão do Fisco para autuar
CTN art. 168 — prazos de prescrição se somam em certos cenários
Permanente até homologação definitiva — IN RFB 2055/2021
Recomendação prática: adote 10 anos como padrão
O prazo de prescrição do direito a crédito (5 anos, art. 168 CTN) e o prazo para o Fisco autuar (5 anos, art. 173 CTN) podem se somar em certos cenários, chegando a 10 anos. É melhor guardar documentos desnecessários do que perder uma recuperação por ausência de prova.
Cumulativo vs. Não-Cumulativo
A maior diferença prática está no direito ao crédito — e na documentação que você precisa reunir.
Não-Cumulativo
- Créditos sobre compras de insumos
- Crédito sobre energia elétrica
- Crédito de frete (entradas)
- Crédito sobre ativos imobilizados
- Crédito sobre aluguéis e serviços
- Saldos credores acumulados (Bloco 1)
CST usados: 50 a 99
Potencial de recuperação: ALTO
Cumulativo
- —Sem créditos sobre compras
- Exclusão do ICMS da base (Tese do Século)
- Recuperação de retenções indevidas
- Tributos monofásicos duplicados
- —Sem Bloco M de créditos na EFD
- Volume documental menor
CST usados: 01 a 49
Potencial de recuperação: MÉDIO — via exclusões